Dlaczego programy do fakturowania optymalizują działalność przedsiębiorcy?

Zamiarem wystawiania faktur VAT jest ewidencja transakcji, od których naliczane są podatki od artykułów i usług. Jednocześnie nie wszyscy przedsiębiorcy są zobligowani do płacenia podatku VAT, bo przysługują im prawne zwolnienia. W takim razie jaki jest problem z wystawianiem faktur? Czy wolno rejestrować transakcje w inny sposób?

Wystawianie faktur w przypadku podatników zwolnionych z VAT

Gdy odbiorca jest drugi podmiot prowadzący aktywność gospodarczą, podatnicy wyłączeni z VAT muszą fakturować. Jeżeli konsument jest osobą prywatną, faktura powinna zostać wystawiona na jego wymaganie. W przeciwnym wypadku do uwiecznienia sprzedaży trzeba użyć paragonu. Faktury VAT dla podatników zwolnionych z podatku zgodnie z prawem obejmują:

Podatnikom przysługuje zwolnienie z przepisów VAT,

Zwolnione regulacje dotyczące dostaw określonych towarów lub usług,

Przepisy dyrektywy zwalniają z podatku od dostaw niektórych artykułów.

Zasad tych nie używa się w sytuacji, w których podatnicy są wykluczeni z VAT przez wzgląd na profil prowadzonej przez nich działalności. Oznacza to, że sprzedawane przez niego artykuły lub usługi są ustawowo zwolnione z podatku. Faktury niezawierające podatku VAT nie zawierają też danych, że podatnicy są wykluczeni z podatku VAT, ponieważ nie przekroczyli limitu kwoty sprzedaży (aktualnie łącznie 200 tysięcy złotych). Innymi słowy, jeżeli dana firma korzysta z subiektywnego zwolnienia z podatku VAT, nie trzeba o tym pouczać wykonawcy. Pozostałe elementy, jakie nie muszą być uwzględnione na fakturze bez podatku VAT to:

  • numer NIP,
  • numer VAT-UE,
  • kwota podatku,
  • stawka podatku.

Co powinna posiadać faktura?

Faktury podatników zwolnionych z VAT są prawie identyczne, jak faktury ważnych podatników VAT. Po prawdzie, w przeciwieństwie do tradycyjnych faktur, istnieje kilka szczegółów, które nie są uwzględniane na lub muszą być uwzględnione na fakturach innych niż VAT. Kodeks o podatku od towarów i usług przejrzyście definiuje dodatkowo, jakie elementy muszą być uwzięte pod uwagę na fakturowanie na każdej fakturze. Należą do nich:

  • data wystawienia faktury,
  • numer faktury,
  • data wykonania dostawy towaru lub zrealizowania usługi,
  • nazwa odbiorcy,
  • nazwę artykułu lub usługi,
  • liczbę produktów/ usług,
  • opłatę jednostkową,
  • cena artykułów lub usług.

Co ważne, mylne wystawienie faktury z zignorowaniem czynników wymaganych prawnie wymaga wystawienia faktury korygującej bez względu na to, czy dostawa produktów lub usług czy też kontrahent stosuje zwolnienie z VAT.

Istotne informacje oraz terminy

Co do reguły faktury VAT i faktury bez VAT ma obowiązek wystawiać podmiot, który zapewnia produkty lub usługi. Czasem jednakże faktura może zostać wystawiona przez firmę uprawnioną przez kupującego lub sprzedającego. Wypada podobnie pomnieć o czasie wystawienia faktury wynikającym z Ustawy o podatku od artykułów i usług. W związku z tym faktura bez VAT musi zostać wystawiona przed 15tym dniem kolejnego miesiąca po którym zrealizowano transakcję sprzedaży. Dowód zawarcia transakcji może być wystawiony w formie tradycyjnej i elektronicznej - w takim przypadku nie znajdziemy podpisu wystawcy na dokumencie, co nie sprawi unieważnienia faktury. W wypadku osób fizycznych transakcje sprzedaży będą utrwalane na paragonach, wobec tego termin wystawiania faktur w przyszłym miesiącu nie obowiązuje. Jednak każdy właściciel firmy jest zobligowany wystawić fakturę zgodnie z życzeniem klienta. Warto pamiętać, że faktura dla osoby nie prowadzącej działalności gospodarczej obejmuje takie same szczegóły, jak faktura dla firm.